Project Management: tool e segreti per una gestione perfetta delle risorse, del team, dei clienti e dei progetti

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Per maggiori info:
I tool del Project Management

21 Nov Project Management: tool e segreti per una gestione perfetta delle risorse, del team, dei clienti e dei progetti

Che lo si chiami Project Management o Gestione Progetti il succo è sempre lo stesso: come fare a tenere le fila di tutto? Scopriamo insieme a Ninja Marketing qualcuno degli strumenti migliori per gestire al meglio ogni fase del progetto!

La capacità innovativa ed il successo di un’impresa sono sempre più legati alla sua capacità di “gestire progetti”: progetti sia di sviluppo-prodotto che di pianificazione del servizio, ma anche di miglioramento dei processi aziendali interni e, in sintesi, dell’operare per risultati.

Così il professor Stefano Tonchia dell’Università di Udine definisce il Project Management, una business unit che con l’avvento massiccio del digitale ha profondamente mutato il modo di gestire le attività all’interno delle aziende.

Ma se il modo di gestire un progetto è mutato stratificandosi e proponendo nuove sfide nell’era del digital anche il modo di portare a termine i task si avvale di nuovi strumenti e tool in grado di ottimizzare il lavoro.

Vediamo quindi quali sono i principali project management tool disponibili, con i pro i contro ed alcuni piccoli tips ‘n tricks per sfruttarne al massimo il potenziale.

Asana, il ‘Facebook dei Project Manager’

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Sviluppato da Dustin Moskovitz, uno dei cofondatori di Facebook, Asana è forse il tool di project management più utilizzato al mondo con oltre 150.000 aziende iscritte e 1.5 milioni di utenti attivi.

Pro

  • Grafica molto simile al social network e quindi di facile fruibilità
  • Massimizza la natura della conversazione in tempo reale di tutti i soggetti coinvolti in un task o in un progetto
  • Capacità di verificare lo stato di avanzamento, obiettivi, ore trascorse ed assegnazione delle priorità per il completamento di un’attività
  • Integrazione con un calendario interno per tener traccia di tutto il percorso di evoluzione di un progetto
  • Sviluppo di una app per Android che abilità il lavoro anche su device mobili

 

Contro

Asana ha due sostanziali difetti:

  • Non esiste una versione offline. Tutto va fatto in cloud, a dispetto di altri competitor che invece garantiscono la totale gestione in house delle attività
  • Molto spesso gli utenti non trovano subito ciò che cercano. L’eccessivo utilizzo delle conversazioni peggiora di molto la customer experience.

 

Orangescrum, il paradiso degli IT

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Questo tool è disegnato per gestire le attività dei comparti IT di un’azienda. Ha una versione free abbastanza completa ed integrabile con un piano da soli 9 dollari al mese per avere l’intero pacchetto delle feature disponibili in cloud.

Pro

  • Tutto nella piattaforma è editabile secondo le proprie esigenze
  • Integrazione completa con Drive o Dropbox per lo stoccaggio di documenti di ogni genere
  • Si possono facilmente visualizzare grafiche sul modello Gantt o Kanban per controllare lo stato di avanzamento di un progetto

 

Contro

Sebbene sia molto versatile, la capacità di coding necessaria per comprendere a pieno la piattaforma è molto alta. Si tratta quindi di un tool per C level con membri che abbiano tutti un grado di preparazione molto alto.

 

Meister Task: il nuovo che avanza

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È uno dei tool più recenti in circolazione ma ha già guadagnato ampie fette di mercato. Gratuito, supporta un numero infinito di utenti attivi su un progetto  si integra sia con Drive che con Dropbox.

Pro

  • App per iPhone ed iPad
  • Tutta l’attività di monitoraggio sui tempi è assolutamente intuitiva
  • Possibilità di far intervenire anche membri esterni ad un progetto
  • Stato di avanzamento di un task con tanto di monitoring sulle difficoltà incontrate
  • Layout tra i più intuitivi in assoluto. Risulta molto facile comprendere a che punto si è in un progetto, chi lo sta portando avanti, come etc etc
  • Capacità di invio mail ed inserimento commenti, ideale quindi per progetti che si avvalgono di team lontani fisicamente ma che possono lavorare coesi

 

Contro

Il sistema è ancora troppo ‘nuovo’ e quindi alcuni aspetti come i grafici Gantt non sono disponibili ed in alcune realtà, specie nell’HR o nel Fintech, questo aspetto può essere penalizzante.

 

Bitrix24, un universo manageriale più che una piattaforma

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Bitrix24 è un tool totalmente gratuito al quale registrare un numero infinito di utenti. Non ha restrizioni di sorta e garantisce uno spazio di cloud di 5 giga al mese (aumentabili secondo le tariffe da utenti premium).

Pro

  • Uno dei grandi vantaggi di questa piattaforma è che può essere utilizzata sia in modalità cloud che stand alone: si può infatti installare tutta in sede garantendo piena autonomia e sicurezza nella gestione dei progetti.
  • Si possono utilizzare chat, messaggeria e videoconferenza tutto sulla piattaforma senza avvalersi di ulteriori strumenti
  • I 5 giga di cloud espandibili danno la possibilità di essere indipendenti anche sul deposito e gestione dei documenti
  • Tutta la sezione dedicata ai task è editabile di modo che si possano decidere e verificare le ore di completamento di un’attività per utente, questo per monitorare e rendicontare il rendimento di ogni membro dello staff

 

Contro

La natura onnicomprensiva di questo tool può mettere in difficoltà coloro che supervisionano un progetto in quanto le variabili da considerare e gli strumenti a disposizione possono coinvolgere ogni singolo aspetto di un progetto aziendale. Sta quindi al manager cercare di semplificare a monte la struttura organizzativa.

Trello, la semplicità al potere

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Trello è sicuramente uno dei tool più semplici da utilizzare che fa del suo essere ‘user friendly’ uno dei punti di forza e motore dell’intera filosofia della piattaforma. È ideale per chi gestisce progetti editoriali ma anche chi si occupa di fatturazione può trovare nella grafica a tre opzioni (da fare, in lavorazione, fatto) uno strumento per tenere in ordine i pagamenti da effettuare e quelli dei fornitori.

Pro

  • È progettato interamente per rispondere al sistema Kanban sullo stato di lavorazione dei progetti
  • Grafica personalizzabile in toto, ogni bacheca può rispondere ad un processo o attività ed essere seguita con precisione
  • L’integrazione di commenty e feedback è utile per far comunicare in maniera semplice ed intuitiva i partecipanti ad un’attività
  • L’integrazione con Drive e Dropbox consente l’utilizzo di allegati e documenti
  • Sia la versione basic che quelle a pagamento sono su fasce di prezzo abbordabili

 

Contro

  • Diagramma di Gantt non disponibile, più in generale posso capire lo stato d’avanzamento di un determinato progetto ma non quello di tutta una business unit
  • Le card possono essere commentate ed hanno un sommario ma non un testo approfondito vero e proprio, dipendendo sempre da un gestore esterno di documenti in cloud
  • Se si hanno team molto grandi, la semplicità di Trello da fattore di successo può diventare un freno
  • La comunicazione tra i membri di un team è relegata al commento di una card, la fase di comunicazione day by day dipende dall’integrazione del tool con Slack
  • Piccoli problemi di usability nel salvataggio di un’attività o nella navigazione

 

Alessio Sarnelli


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